閩糧儲備〔2019〕305號

 

福建省儲備糧管理有限公司關(guān)于印發(fā)《直屬

（儲備）庫設(shè)施建設(shè)維修及貨物采購

內(nèi)部控制制度（試行）》的通知

 

各直屬（儲備）庫：

現(xiàn)將《直屬(儲備)庫設(shè)施建設(shè)維修及貨物采購內(nèi)部控制制度（試行）》印發(fā)給你們，請認真遵照執(zhí)行。

 

 

                           福建省儲備糧管理有限公司

                              2019年12月24日

 

福建省儲備糧管理有限公司直屬（儲備）庫

設(shè)施建設(shè)維修及貨物采購內(nèi)部控制制度

（試行）

 

第一章   總則

 

第一條 為了加強直屬（儲備）庫對設(shè)施建設(shè)維修及貨物采購管理的內(nèi)部控制，規(guī)范設(shè)施建設(shè)維修及貨物采購管理程序，防范項目管理中的差錯與舞弊，確保資金使用合理和相關(guān)人員廉潔自律，根據(jù)《招投標法》、《中華人民共和國會計法》、《福建省糧食局關(guān)于印發(fā)〈未達到公開招投標法定標準項目招投標管理的暫行辦法〉和〈加強對重大項目實施監(jiān)督的暫行辦法〉的通知》（閩糧監(jiān)〔2010〕166號）等相關(guān)法律法規(guī)和內(nèi)部規(guī)定，結(jié)合公司系統(tǒng)實際情況，在省儲備糧管理有限公司《關(guān)于印發(fā)<直屬（儲備）庫設(shè)施建設(shè)維修及貨物采購管理暫行辦法>的通知》（閩糧儲備〔2017〕208號）基礎(chǔ)上制定本制度。

第二條 本制度所稱設(shè)施建設(shè)維修項目，是指公司批復(fù)建設(shè)或公司下?lián)苜M用建設(shè)的倉房、辦公樓、員工宿舍、道路、附屬設(shè)施、電力線路、消防設(shè)施、環(huán)境綠化以及糧庫智能化升級改造等；貨物采購項目，是指公司批復(fù)建設(shè)或公司下?lián)苜M用采購的倉儲機械設(shè)備、化驗設(shè)備器材、大宗保管器材、熏蒸藥劑及其他能形成固定資產(chǎn)的項目。

第三條  設(shè)施建設(shè)維修及貨物采購項目至少應(yīng)包括以下關(guān)鍵領(lǐng)域和重點環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制：

1、項目的申請、市場調(diào)研、詢價、比價等。

2、庫務(wù)會、“三重一大”會議集體研究決定。

3、項目的招投標管理（包括招標方式、評標方法、采購方式等的確定）。

4、維修或采購公示必要性、可行性（事前公示）、投標備選單位報價情況及中標單位公示（事中公示）、竣工驗收或貨物驗收公示（事后公示）。

5、施工合同、采購合同、廉潔自律承諾書、安全生產(chǎn)責任書等相關(guān)合同、保證書的簽訂。

6、項目“四保一控”（即保質(zhì)量、保安全、保廉政、保進度和控制工程概算不突破）和貨物采購的訂購與催收。

7、現(xiàn)場簽證和工程變更。

8、工程款（貨款）的審核和支付。

9、項目或貨物的驗收和移交。

10、竣工決算和審計。

11、項目檔案的歸檔。

第四條  項目的組織實施

各直屬（儲備）庫應(yīng)成立設(shè)施建設(shè)維修及貨物采購領(lǐng)導小組，領(lǐng)導小組人員由3人以上奇數(shù)組成，成員從直屬（儲備）庫主任（含副主任）、辦公室負責人、財務(wù)科負責人、倉儲科負責人、支部黨員員工代表等相關(guān)人員中選定。領(lǐng)導小組應(yīng)根據(jù)自身崗位做好分工，制定相應(yīng)職責，并在庫內(nèi)公示，接受監(jiān)督。直屬（儲備）庫負責人（包括主任、主持工作的副主任等）為領(lǐng)導小組組長，對本庫設(shè)施建設(shè)維修及貨物采購項目負總責，相關(guān)項目負責人和領(lǐng)導小組其他成員對該項目負直接責任。

第五條  不相容崗位相互分離

不相容崗位應(yīng)相互分離（不得由同一個人或同一個部門辦理一項業(yè)務(wù)的全過程），至少應(yīng)包含以下幾項：（1）項目建議、可行性研究與項目決策；（2）請購與審批；（3）詢價與確定供應(yīng)商；（4）采購合同的談判與審批；（5）項目決策與項目實施；（6）采購、驗收與相關(guān)會計記錄；（7）付款的申請、審批與執(zhí)行。

 

第二章   職責分工

 

第六條  領(lǐng)導小組組長（項目總負責人）職責

嚴格按照《關(guān)于印發(fā)<直屬（儲備）庫設(shè)施建設(shè)維修及貨物采購管理暫行辦法>的通知》（閩糧儲備〔2017〕208號）等文件規(guī)定的職責范圍，對本庫設(shè)施建設(shè)維修及貨物采購項目負總責，至少包括生產(chǎn)安全、廉潔自律、工程或貨物質(zhì)量、預(yù)算和項目進度等。領(lǐng)導和協(xié)調(diào)相關(guān)科室具體實施，并對本庫設(shè)施維修和貨物采購管理內(nèi)部控制制度的建立健全和有效實施負責。

第七條  財務(wù)科的主要職責

        1、負責項目資金的安排。

        2、參與合同條款討論和擬定。

3、參與工程項目竣工驗收或到貨驗收。

4、負責對有關(guān)的原始單據(jù)和報銷憑證進行財務(wù)審核（包括發(fā)票日期、項目和金額等），及時做好發(fā)票等有關(guān)憑證的催收。會計人員應(yīng)當對合同約定的價款支付方式、有關(guān)部門提交的價款支付申請及憑證、審批人的批準意見等進行審查和復(fù)核。復(fù)核無誤后，方可辦理價款支付手續(xù)。

會計人員在辦理價款支付業(yè)務(wù)過程中發(fā)現(xiàn)擬支付的價款與合同約定的價款支付方式及金額不符，或與工程實際完工進度不符等異常情況，應(yīng)當及時報告。

5、負責對項目預(yù)算、決算的審核，編制項目竣工財務(wù)決算并按規(guī)定報送審計。

6、負責做好固定資產(chǎn)分類登記。

第八條  辦公室的主要職責

        1、接收并審核投標單位的投標、報價等材料，對參與投標的單位的營業(yè)執(zhí)照登記內(nèi)容、股東關(guān)系、有關(guān)資質(zhì)材料進行認真審核，防止圍標、串標、陪標等情形。

        2、針對項目召開的庫務(wù)會、“三重一大”會議進行規(guī)范

記錄，經(jīng)集體討論研究的議標結(jié)果要形成會議紀要，會議紀要需由所有參加議標人員簽名確認。

        3、根據(jù)研究確定的招標方式組織投標，按規(guī)定程序組織現(xiàn)場開標等，并做好現(xiàn)場錄像和記錄。

        4、按規(guī)范在庫內(nèi)進行事前、事中、事后公示。

5、進行施工合同、采購合同、《安全生產(chǎn)責任書》、《廉潔自律承諾書》等條款的擬訂，并提交領(lǐng)導小組組長審簽。

6、參與工程項目竣工驗收、結(jié)算審核，以及貨物采購的

驗收和移交等。

7、項目檔案的歸檔和保管。檔案資料主要包括項目的請示及批復(fù)文件、工程項目預(yù)算及預(yù)算審核報告、會議記錄、招標邀標或詢價比價材料、事前事中事后公示材料、施工或采購合同、安全生產(chǎn)責任書、廉潔自律責任書、驗收報告、工程結(jié)算審核報告、發(fā)票復(fù)印件等。

第九條  倉儲科的主要職責

1、對準備實施的設(shè)施建設(shè)維修及貨物采購項目進行市場調(diào)研，包括招投標代理單位、設(shè)計單位、造價咨詢單位、監(jiān)理單位、施工單位、貨物供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、服務(wù)等方面，以及擬采購貨物的質(zhì)量、性能、市場行情等綜合因素開展充分的、系統(tǒng)的市場調(diào)查，形成評價意見供上會研究（主要是倉儲設(shè)施和與倉儲有關(guān)的設(shè)備或貨物采購，其他設(shè)施維修或貨物采購則由辦公室進行市場調(diào)研等工作，倉儲科對投標單位投標、報價相關(guān)材料進行審核，兩個科室角色互換）。

2、會同領(lǐng)導小組其他成員對工程施工過程進行現(xiàn)場監(jiān)督（至少2人），特別要對關(guān)鍵工序、關(guān)鍵部位、隱蔽工程和防水、隔熱、密閉等重點環(huán)節(jié)施工進行旁站管理；對隱蔽工程進行簽證、監(jiān)督和驗收，對施工方提出的工程變更內(nèi)容進行初審，并報庫領(lǐng)導小組研究。

        3、對施工方提出的項目變更和工程進度款撥付申請進行初審。

4、負責工程竣工驗收和工程結(jié)算的初審，對設(shè)施建設(shè)維修和貨物采購進行驗收和移交，并做好入庫登記、保管、領(lǐng)用等手續(xù)（登記、保管和領(lǐng)用要由不同人員負責）。

 

第三章  實施過程的內(nèi)部控制

 

第十條  申請審批

項目的申請審批應(yīng)嚴格按照《關(guān)于印發(fā)<直屬（儲備）庫設(shè)施建設(shè)維修及貨物采購管理暫行辦法>的通知》等相關(guān)規(guī)定的審批權(quán)限和程序報批實施。

第十一條  招投標（含邀標、詢價、比選等）管理

嚴格按照《關(guān)于印發(fā)<直屬（儲備）庫設(shè)施建設(shè)維修及貨物采購管理暫行辦法>的通知》規(guī)定的項目金額標準確定招投標方式進行，由領(lǐng)導小組召開庫務(wù)會、“三重一大”會議集體研究決定。

1、委托招標。應(yīng)做到以下幾點：（1）采取比選等方式選取招標代理單位。（2）強化對招標代理單位資信審核和監(jiān)督?？赏ㄟ^住建部門網(wǎng)站市場監(jiān)管與誠信一體化平臺審核招標代理單位的資信記錄，加強招標評標過程的監(jiān)督。在合同中約定違規(guī)違約經(jīng)濟處罰和終止委托等條款，一旦發(fā)現(xiàn)招標代理單位有暗箱操作等違法違規(guī)行為可立即終止委托，保留向有關(guān)部門通報的權(quán)利，并在公司系統(tǒng)內(nèi)信息共享，有效防控招標代理單位的廉政風險。（3）招標內(nèi)容審核：包括確定招投標的具體方式、邀請投標單位入圍的方式和評標辦法等。

2、自行招標（邀標、詢價、比選等）。應(yīng)做到以下幾點：（1）根據(jù)投標單位報送的資料（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)材料、投標報價材料等）確定投標入圍單位；（2）對招標主要事項進行審核，如招標項目的技術(shù)要求、投標報價的要求、投標企業(yè)資格審查標準、評標標準和方式、擬訂合同主要條款等；（3）根據(jù)評標小組（由設(shè)施建設(shè)維修和貨物采購領(lǐng)導小組成員組成）的評審結(jié)果確定中標人。領(lǐng)導小組應(yīng)當從投標單位的施工資質(zhì)、業(yè)績、技術(shù)力量、管理水平、信用等級和關(guān)聯(lián)關(guān)系等方面進行審核，必要時對開標過程做好圖像記錄，保證招投標的公開、公平、公正，避免被圍標、串標。

第十二條  公示

項目實施要進行事前、事中、事后公示，領(lǐng)導小組應(yīng)真實無誤將有關(guān)情況在庫內(nèi)張貼公示，接受群眾監(jiān)督，正常公示時間為3—5個工作日。事前公示主要針對相關(guān)科室提請的設(shè)施建設(shè)維修或貨物采購必要性、可行性進行庫內(nèi)公示，公示時間在相關(guān)科室提出申請之后，組織領(lǐng)導小組會議、“三重一大”會議之前；事中公示主要對投標單位的資質(zhì)情況、報價情況、中標評選結(jié)果以及施工過程工程變更等進行公示，公示期過后方可進入合同簽訂、工程施工和貨物進場等程序；事后公示主要針對竣工驗收、到貨驗收移交、決算審核等事項進行，公示期過后方可支付合同尾款（工程質(zhì)保金除外）等。

第十三條  合同管理

中標公示結(jié)束無異議后，可簽訂《施工合同》或《采購合同》等。合同原則上由承辦部門（辦公室）起草，國家或行業(yè)有示范合同文本的，可以優(yōu)先選用，但對涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款應(yīng)當加以審核修改；重大合同或特殊合同可以由法律顧問或聘請外部專家起草；如由對方起草合同，主要承辦部門（辦公室）應(yīng)當認真審查并提出意見。合同管理部門（辦公室）應(yīng)對合同整體進行審核，重點關(guān)注以下事項：

（1）合法性：包括主體合法、內(nèi)容合法和形式合法。主體合法是指簽約各方具有簽約的權(quán)利能力和行為能力；內(nèi)容合法是指簽約各方意思表示真實、有效，無悖法律、法規(guī)、政策，無顯失公平的內(nèi)容。（2）嚴密性：條款齊備、完整；文字表述準確；權(quán)利、義務(wù)具體明確；手續(xù)完備；附加條件適當、合法。（3）可行性：資信可靠，有履約能力；擔保方式切實、可靠。（4）程序性：符合合同訂立的一般程序；相關(guān)合同審核部門審核意見齊全。合同應(yīng)當由法定代表人簽章或者授權(quán)委托他人代理簽章。授權(quán)代理簽章的，法定代表人應(yīng)當簽署授權(quán)委托書。具有民事行為能力的代理人應(yīng)當在授權(quán)委托的范圍內(nèi)簽訂合同，不得轉(zhuǎn)委托。同時加蓋單位公章或合同專用章，并在合同各頁碼之間加蓋騎縫章、使用防偽印記等方法對合同文書加以控制，防止對方當事人任意增減、修改合同條款和內(nèi)容。

在工程項目建設(shè)過程中由于各種原因引起的設(shè)計變更、合同變更或設(shè)計漏項，包括工程量調(diào)整、工程項目的調(diào)整、進度計劃調(diào)整、施工條件變更等，可根據(jù)具體情況確定是否應(yīng)辦理工程變更手續(xù)和施工現(xiàn)場簽證手續(xù)。工程變更的理由和工程變更的概況、工程量清單，工程變更的費用估算等，應(yīng)作為進行工程變更決策的依據(jù)和簽訂補充協(xié)議的基礎(chǔ)。根據(jù)施工現(xiàn)場實際情況，對需要變更的內(nèi)容進行必要的論證，編制變更工程量清單和費用估算，并按決策程序報經(jīng)批準后，簽訂補充協(xié)議。

第十四條  簽訂安全生產(chǎn)責任書、廉潔自律責任書

工程項目施工合同或貨物采購合同簽訂后，工程項目開工（向施工單位下達《工程開工通知書》）前，必須與承建單位簽訂《安全生產(chǎn)責任書》、《廉潔自律責任書》等。

第十五條  工程施工管理與“四保一控”

設(shè)施建設(shè)維修項目開工前，承建單位應(yīng)向項目領(lǐng)導小組報備有關(guān)施工和管理人員以及進場機械材料等書面材料，項目領(lǐng)導小組應(yīng)實時跟蹤施工過程，落實“四保一控”工作。對于建設(shè)維修費用較低、專業(yè)性不強，施工過程沒有請監(jiān)理進行工程監(jiān)督管理的工程項目，領(lǐng)導小組必要時（特別是隱蔽工程部分）要進行拍照或錄像，作為施工過程檔案材料。

第十六條  現(xiàn)場簽證

在項目建設(shè)過程中，施工現(xiàn)場發(fā)生的合同以外的工程費用以及隱蔽工程均應(yīng)辦理施工現(xiàn)場簽證，簽證材料必須有施工單位、監(jiān)理單位、項目領(lǐng)導小組相關(guān)人員（兩人或兩人以上）、項目領(lǐng)導小組負責人等簽字。

1、施工現(xiàn)場簽證單要求采用通用格式，書寫規(guī)整，文字敘述明確，不得進行涂改。施工現(xiàn)場簽證要求即時發(fā)生及時辦理，十五日內(nèi)為有效辦理時間，過期不補。

2、施工現(xiàn)場簽證的一般程序如下：

（1）申請。由施工單位現(xiàn)場代表填寫工作聯(lián)系單；

（2）核查。由施工單位、負責施工現(xiàn)場人員（兩人以上）、監(jiān)理單位共同實測工程量（現(xiàn)場照片圖片作為附件材料），并由負責施工現(xiàn)場人員簽字認證。

（3）審核。項目實施小組成員對施工現(xiàn)場簽證的工程量和單價進行審核確認。如有疑義，應(yīng)退回重新辦理。審核無誤后簽字確認。

第十七條  工程變更管理

1、工程變更的費用估算應(yīng)以合同中規(guī)定的費率及價格為基礎(chǔ)進行估計。如合同清單中沒有與變更項目相同或類似的項目，應(yīng)以定額或政府信息價規(guī)定的單價為主要依據(jù)。如定額或政府信息價中未明確單價的項目，應(yīng)由直屬（儲備）庫項目負責人負責詢價，并與施工單位協(xié)商定價。

2、工程變更金額超過公司審批金額10%的，應(yīng)向公司申請，公司審批后方可實施。

3、工程變更的一般程序如下：

（1）申請。由負責施工現(xiàn)場人員填寫工程變更單。（2）審查。由領(lǐng)導小組對工程變更申請進行審核并形成會議紀要。（3）審批。由領(lǐng)導小組負責人根據(jù)會審情況，對工程變更進行審批。（4）協(xié)議。與施工單位簽訂補充協(xié)議，作為調(diào)整進度款撥付的依據(jù)。

第十八條  工程竣工與貨物到貨驗收決算

1、工程竣工或貨物到庫后，直屬（儲備）庫要認真組織驗收，對合同中有特殊要求的材料，由有資質(zhì)的檢測部門出具檢驗報告或委托專業(yè)人員參與竣工驗收，驗收后要整理相關(guān)資料存檔。

2、承建單位報送的工程結(jié)算書，領(lǐng)導小組組織委托具有承辦建設(shè)項目審計資質(zhì)的造價咨詢評審機構(gòu)辦理結(jié)算審核，并出具正式的竣工結(jié)算審計報告。項目結(jié)算金額較小專業(yè)技術(shù)性不強不需要委托第三方結(jié)算審核和驗收的，項目領(lǐng)導小組應(yīng)組織施工現(xiàn)場管理人員、財務(wù)科等根據(jù)合同約定、施工過程有關(guān)簽證和實際驗收情況進行審核（核增或核減），確認最終工程結(jié)算價款和貨物金額。

3、工程項目竣工驗收后，領(lǐng)導小組及財務(wù)科應(yīng)認真核對工程預(yù)付款和進度款，并依據(jù)竣工決算審計意見進行賬務(wù)處理。

4、施工合同應(yīng)明確承建單位移交工程檔案的時間及違約的處理。工程項目竣工驗收后，辦公室應(yīng)負責工程項目建設(shè)檔案的歸檔，并通知承建單位移交相關(guān)工程檔案，如承建單位不能及時移交檔案，辦公室應(yīng)通知財務(wù)部不得支付工程項目尾款。

第十九條  工程價款與貨物貨款支付

工程價款的支付包括預(yù)付備料款或預(yù)付工程款的支付、工程進度款的支付、工程尾款以及工程質(zhì)保金的支付；貨物貨款支付包括預(yù)付款和結(jié)算款的支付。支付程序如下：

（1）申請。承建商或供應(yīng)商依據(jù)合同約定，提出付款申請并附正式發(fā)票及相關(guān)付款依據(jù)。其中相關(guān)付款依據(jù)至少有：①申請工程進度款時，應(yīng)附經(jīng)審核的已完工程量報表。②申請結(jié)算款工程尾款時，應(yīng)附工程竣工結(jié)算報告或工程竣工決算審計（審核）報告或貨物的計量報告和驗收證明。

（2）審核。項目領(lǐng)導小組項目現(xiàn)場負責人對承建企業(yè)報送的付款申請及相關(guān)付款依據(jù)進行審核，主要是對已完工程量進行核實，并對照合同條款，確認付款申請是否滿足合同條款是否已達到合同確認的付款條件。有委托監(jiān)理單位的，應(yīng)首先由監(jiān)理單位審核。

（3）復(fù)核。財務(wù)科對經(jīng)項目現(xiàn)場負責人審核移送的付款申請及相關(guān)付款依據(jù)進行復(fù)核，主要是對照施工合同及補充協(xié)議的主要條款確定支付的金額、比例、支付方式是否正確。

（4）款項審批。由領(lǐng)導小組負責人組長進行審批。

（5）付款。出納按照審批意見財務(wù)科按照本單位財務(wù)

報銷規(guī)定辦理付款。

工程價款支付的額度：（1）工程進度款以合同或協(xié)議約定，但累計支付的進度款（含預(yù)付款）不得超過合同總價的80%。（2）工程決算款的支付。完成工程款竣工驗收，辦理竣工結(jié)算審核，并提供工程全額發(fā)票后，在預(yù)留合同約定的質(zhì)量保證金的基礎(chǔ)上支付工程款尾款。（3）質(zhì)保金的支付，按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實際情況預(yù)留質(zhì)保金，待工程項目保修期（工程缺陷責任期）滿后支付。

上述提及的工程價款包括因工程變更導致合同價款的增減。

 

第四章   監(jiān)督與檢查

 

第二十條  省公司相關(guān)部室定期或不定期對各直屬（儲備）庫執(zhí)行本制度的情況進行監(jiān)督檢查。

第二十一條  監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括：

1、工程項目立項和審批情況。重點檢查工程項目的立項是否按規(guī)定程序報批。

2、工程招投標管理的執(zhí)行情況。重點檢查招投標管理重大事項是否經(jīng)集體研究，是否公開透明，是否有按規(guī)定公示，是否存在舞弊現(xiàn)象和圍標串標嫌疑。

3、施工合同簽訂和履約情況；安全生產(chǎn)責任書、廉潔自律責任書、廉潔自律承諾書等履行情況。

4、工程施工過程管理情況、工程質(zhì)量情況。

5、工程造價控制制度的執(zhí)行情況。重點檢查工程造價的事前、事中、事后控制是否及時到位。

6、工程價款的支付情況。重點檢查工程款、材料設(shè)備款及其他費用的支付是否符合相關(guān)法規(guī)、制度和合同的要求。

7、竣工決算制度的執(zhí)行情況。重點檢查是否按規(guī)定辦理竣工決算、實施決算審計。

8、對監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的工程項目內(nèi)部控制和風險防控中的問題和薄弱環(huán)節(jié)，應(yīng)及時采取措施糾正。

9、重點檢查工程項目的立項審批、招投標管理、施工合同管理、工程造價控制、工程價款支付控制是否附合相關(guān)規(guī)定。

10、工程項目是否存在轉(zhuǎn)包、掛靠等情形，中標單位現(xiàn)場管理人員到位情況。

 

第五章   附則

 

第二十二條  本制度如與國家法律法規(guī)和規(guī)范性文件發(fā)生沖突，以國家法律法規(guī)和規(guī)范性文件為準。

第二十三條  本制度解釋權(quán)屬福建省儲備糧管理有限公司，自發(fā)布之日起實行。